仕事・人生

社会人には必須スキル要約力を鍛えよう

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仕事ができるビジネスパーソンになるには、どんな能力が必要なの❓
yuu
それは、ズバリ言って「要約力」です‼️そこで今日は、めまぐるしく変化する社会の動きに対応するための必須スキル「要約力」について解説していきます。

この記事の作者yuu

  • 現在30代で九州在住の地方公務員
  • 2020年10月からYouTubeのリベ大を見て「経済的自由FIREを目指したい」と志す
  • 50歳でFIRE することを目標とし、日々の《節約・投資・副業》を通して資産形成に挑戦
  • つみたてNISA、特定口座、ジュニアNISAで投資を継続中❗️

皆さんのまわりでこんな人いませんか?

  • まとまりのなくダラダラと話をする
  • 話の本質が見えず結論が分かりにくい人
  • 「結局何が言いたいの?」ってよく言われる人

ビジネスシーンでは、つかみ所のない話をすることは最も避けたい行為の一つです。


なぜダラダラと話をするのがいけないのか? それは、「相手の時間を奪ってしまう行為」だからです。

時間は、全ての人に等しく「価値がある」ものです。できるビジネスパーソンほど、話をするときに相手の時間を奪ってしまわないよう、細心の注意を払っています。  

まとまりのなくダラダラ話をする人は、上司、部下、取引先、お客様など周囲から信頼を得ることはできません。

なぜなら「まとまりがない=要約できていない⇨理解・整理できていない」と判断されるからです


厳しい言い方をすると「仕事ができない人」と思われてしまいます。


 

この記事の内容

  • ビジネスパーソンには必須スキル「要約力」について
  • 「要約力」を高める方法につい

yuu
この記事を読んで「要約力」の高い、できるビジネスパーソンを目指そう‼️

この記事は、書籍「要約力 9割捨てて10倍伝わる」を参考にしています。ぜひ読んでみてください。

要約力とは

「要約力」とは、情報のポイントをつかみ、場面に応じて、簡潔かつ論理的にアウトプットする能力 のことです。

筆者が言う究極の「要約力」とは、一言で言うとコレです。

死んでもこれだけは言っておく‼️

何でもかんでも話したがる人は、「要約ベタ」の典型です。

「要約力」が高い人たちには、ある共通点があります。それは人に何か伝えるときに「情報の9割を捨てている」と言うことです。

彼らは、「本当に伝えるべきこと」を知っているので、その他不必要な情報の9割を捨てることができます。

その結果、情報を受け取る側は大きな安心感を持って聞くことができるのです。

 

「要約」ができれば人生が変わる?

yuu
現在のスピード社会では「要約」は必須スキルです

ビジネスシーンでも、意思決定や業務遂行のスピードが速まると同時に、業務時間や会議時間は時短傾向が強まっています。

つまり、情報を的確かつスピーディーに要約するスキルの重要性が高まってきているのです。

要約力が高く、簡潔にして分かりやすい伝え方ができる人には、仕事や情報がどんどん集まります。

yuu
結果として、他者から「仕事を任せたい」、「この人に相談したい」、「この人にお願いしたい」と思われます。

要約力を高めるメリット

  • 仕事や会議を短時間で終わらせることができる
  • コミュニケーションを円滑にすることができる
  • 「成果」や「報酬」を得ることができる

 

要約力を高めるポイント

要約力は以下の3ステップに分かれています。

相手にうまく伝えるという最終目標に到達するには、全てのプロセスが重要です。

ポイント

  1. 情報収集 ⇨ 必要十分な情報を集める
  2. 情報整理 ⇨ 情報に「優先順位」をつける
  3. 情報伝達 ⇨ 相手に簡潔に伝える
yuu
ここからは、特に重要だと感じたポイントについて、一つずつ解説していきます

ポイント①情報収集(必要十分な情報を集める)

yuu
良い要約をするために、質の良い情報を集めましょう‼️

 

うまく要約できるか、できないかの差は「情報量の差」であることがほとんどです。アウトプット(話す)することは、インプット(聞く)したことから行われます。

まずは、効率的に情報をインプットしておく習慣を身につけましょう。


かと言って、「情報は多い方がいい」と盲信しすぎては危険です。中には信憑性に欠ける情報も多いからです。

日常において「信頼できるソース(情報源)」の確保を心がけておきましょう。

 

ポイント②情報整理(情報に優先順位をつける)

インプットした情報に優先順位をつけます。この作業は要約のプロセスの中でも極めて重要です。

相手のニーズを満たすために、情報を「グループ化」 ⇨ 「優先順位」をつけます。

このプロセスにおいて「情報の9割を捨てる」判断をすることになります。

yuu
情報整理のポイントは、「理想のゴールから逆算して情報を整理する」ことだよ‼️

情報整理のポイント

  1. 情報をグループ分けする
  2. 相手のニーズを見極め
  3. 伝えるべきことの優先順位を見極める

 

ポイント③情報伝達(相手に簡潔に伝える)

情報の収集、整理ができていても最後のプロセス「伝達」でつまずいてしまうと意味がありません。

yuu
伝えベタな人の特徴はこの2つです
  • 話しす
  • 言葉足ら

話しすぎの人は、相手の時間を奪ってしまうことが問題です。

それに対し、言葉足らずの人は、相手に必要な情報を渡せていない点に問題があります。

情報伝達のポイント

  • くどい前置きはしな
  • 幹⇨枝⇨葉の順番で話す
  • 「用件+結論優先型」で話す
  • 「列挙型」で話

このようなポイントを抑えた話し方をすると、聞く方にとっても理解しやすくストレスを感じさせません。

まとめ

いかがでしたか?今日は、ビジネスパーソンには必須スキル「要約力」について解説しました。

この「要約力」を高めることでのメリットは

要約力を高めるメリット

  • 仕事や会議を短時間で終わらせることができる
  • コミュニケーションを円滑にすることができる
  • 今以上の「成果」や「報酬」を得ることができる

要約力を高めるポイント

  1. 情報収集 ⇨ 必要十分な情報を集める
  2. 情報整理 ⇨ 情報に「優先順位」をつける
  3. 情報伝達 ⇨ 相手に簡潔に伝える

参考にした書籍はこちらです。ぜひ一度読んでみてください。

 

 

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